Organizzare una festa di 18 anni a Roma

Organizzare un 18esimo sembra complicato perché si pensa a tutto insieme. In realtà è una sequenza: poche decisioni importanti all'inizio, tanti dettagli piccoli alla fine. Se rispetti l'ordine, il resto si incastra da solo.

Tre mesi prima: le due decisioni che bloccano tutto

Servono solo due cose, e vanno decise insieme: la data e quante persone inviti. Da queste due dipende tutto il resto, location compresa.

Sul numero, sii realista: tra "quelli che dicono sì" e "quelli che vengono davvero" c'è sempre uno scarto del 10-20%. Sulla data, il sabato costa di più ed è più difficile da trovare: se puoi muoverti su un venerdì, avrai più scelta e prezzi migliori.

Appena hai data e numero, blocca la location e subito dopo i fornitori che possono lavorare una sola festa per sera: DJ, fotografo e videomaker. Nei mesi caldi, tra maggio e luglio, i sabati si esauriscono con mesi di anticipo.

Due mesi prima: i fornitori

Chiudi musica, foto, video e cibo. Quando chiedi un preventivo, fai sempre queste domande:

• Il prezzo è tutto compreso o ci sono costi di trasferta?
• Quante ore sono incluse e quanto costa l'ora in più?
• Cosa portate voi e cosa deve esserci in sala? Per l'impianto serve una presa dedicata?
• Quando arrivate a montare?
• Quando consegnate foto e video, e in che formato?

Se un preventivo non risponde a queste domande per iscritto, non è un preventivo: è una stima.

Un mese prima: inviti e musica

Manda gli inviti, con indirizzo esatto, orario di inizio e orario di fine. L'orario di fine sembra una formalità, ma serve al locale, ai fornitori e ai genitori che vengono a prendere qualcuno.

È anche il momento della playlist. Noi la concordiamo insieme: ci mandi i tuoi pezzi, i generi che il tuo gruppo balla davvero e, cosa altrettanto utile, quello che non vuoi sentire per nessun motivo. Il resto lo gestisce il DJ leggendo la sala.

Se vuoi il montaggio video con foto e clip di amici e parenti da proiettare durante la serata, inizia a raccogliere il materiale adesso: è la parte che richiede più tempo, perché il materiale arriva sempre in ritardo.

Una settimana prima: i dettagli

• Conferma con tutti i fornitori orario di arrivo e luogo esatto, compreso dove si parcheggia per scaricare.
• Decidi a che ora esce la torta: meglio non troppo tardi, quando la gente inizia ad andare via.
• Prepara il materiale per il video di auguri, se lo hai previsto.
• Indica una persona di riferimento che non sei tu: un amico o un genitore che i fornitori possano chiamare durante la serata. Tu quella sera devi festeggiare, non rispondere al telefono.

Il giorno della festa

Noi arriviamo prima dell'orario di inizio per montare impianto e luci e fare il soundcheck: quando arrivano gli ospiti è già tutto pronto e la musica parte con la sala vuota, non dopo mezz'ora di cavi.

Una scaletta che funziona quasi sempre:

• Prima ora: musica di sottofondo, arrivi, saluti, foto di gruppo mentre sono tutti in ordine.
• Seconda ora: buffet, volume che sale, prime foto spontanee.
• Centro serata: la pista si apre e resta piena. È qui che si decide com'è andata la festa.
• Torta: luci, fontane o effetti, e il momento più fotografato di tutti.
• Ultima parte: i pezzi che conoscono tutti, il video di auguri sullo schermo, e chiusura.

Gli errori che vediamo più spesso

• Iniziare troppo tardi. Se la festa parte alle 22.30 e finisce all'una, hai pagato cinque ore per averne due e mezza.
• Non dire ai fornitori come si arriva. Un cancello sbagliato in campagna costa mezz'ora a tutti.
• Dimenticare la corrente. Un impianto audio e le luci non stanno su una presa da cucina insieme al forno.
• Affidare le foto a un amico "che ha la reflex". Al buio, con le luci che si muovono, non è la stessa cosa. E poi l'amico vuole ballare.

Se vuoi semplificarti la vita

Noi siamo DJ, fotografo e videomaker nella stessa squadra: un referente, un preventivo, e la sicurezza che chi mette la musica e chi fa le foto si parlino durante la serata. I pacchetti partono da 250 euro, e Shot & Sound, con tutto insieme, da 400 euro.