Location per un 18esimo a Roma

La location è la decisione più costosa e più difficile da cambiare: una volta versato l'acconto, tutto il resto si adatta a lei. Vale la pena spenderci una settimana in più.

Non ti consigliamo nomi di locali, perché la location giusta dipende da quanti siete, dal budget e dalla zona in cui abitano i tuoi invitati. Ti diciamo invece come scegliere, e cosa controllare prima di firmare: lavorando in sale, ville e locali di Roma e provincia, i problemi che vediamo sono sempre gli stessi.

Le tre strade

Casa o villa di famiglia

La soluzione più economica e più libera: decidi tu orari, musica e menù. Funziona bene fino a circa 50-60 persone.

Attenzione a tre cose: i vicini, perché dopo una certa ora il volume diventa un problema serio; i bagni, che per 80 persone non bastano mai; e la corrente, perché impianto e luci vogliono una linea che regga.

Villa o casale in affitto

Intorno a Roma ce ne sono molti, soprattutto sulla Cassia, sull'Appia e verso i Castelli. Ti dà spazio, parcheggio e libertà sugli orari, ma di solito paghi a parte catering, tavoli e personale. Ottima soluzione dai 60 invitati in su, se il budget lo permette.

Verifica se c'è uno spazio coperto in caso di pioggia: a Roma un temporale estivo può rovinare una festa organizzata solo all'aperto.

Locale o discoteca con formula per 18esimi

Il pacchetto tutto compreso: ingresso, consumazione, a volte buffet, spesso un prezzo a persona. Zero pensieri organizzativi, ma meno libertà: orari fissi, a volte il DJ della casa, e quasi sempre un minimo garantito di persone da raggiungere.

Chiedi subito se puoi portare i tuoi fornitori: alcuni locali lo permettono, altri no, altri lo permettono pagando un supplemento. È la domanda che più spesso viene fatta troppo tardi.

Le domande da fare prima di firmare

• Quanto costa davvero? Chiedi il totale con IVA, il minimo garantito e cosa succede se vengono meno persone del previsto.
• Fino a che ora si può stare? E il limite riguarda la musica o proprio la presenza in sala?
• C'è un limite di volume o un limitatore acustico? Alcune sale hanno un dispositivo che stacca la corrente se si supera una certa soglia: cambia completamente il tipo di serata.
• A che ora possiamo entrare a montare? A noi servono circa 90 minuti prima dell'inizio.
• Che corrente c'è per l'impianto? Serve una presa dedicata vicino alla zona DJ.
• Si può portare il proprio DJ, fotografo e videomaker?
• C'è una parete o uno spazio per proiettare il video di auguri?
• Come si arriva e dove si parcheggia, anche per chi deve scaricare materiale?

Quello che conta per foto e video, e che nessuno guarda

Quando visiti una location, valuta anche come verranno le immagini. Tre dettagli fanno la differenza:

• La luce. Sale con lampade al neon bianche e fredde danno foto piatte. Le luci calde, o il buio con le nostre luci da pista, danno risultati molto migliori.
• Gli sfondi. Un muro pulito o un angolo con le luci diventa il punto dove tutti fanno le foto. Un magazzino con le sedie accatastate no.
• Lo spazio davanti alla consolle. Se la pista è stretta e lunga, le foto di gruppo diventano difficili e la gente si spalma lungo i muri.

Se ci mandi qualche foto o un video della sala, ti diciamo cosa aspettarti e come sistemiamo luci e postazione.

Quanto spazio serve

Come riferimento pratico: conta circa un metro quadrato a persona per la zona ballo, più lo spazio per buffet e tavoli. Per la postazione DJ con impianto e luci servono circa 3 metri per 2, possibilmente su un lato lungo e non in un angolo cieco.

Il consiglio finale

Visita la location di sera, possibilmente nello stesso orario della tua festa. Un giardino che alle sei di pomeriggio sembra perfetto, alle undici di sera può essere buio, freddo e pieno di zanzare.